Absenteïsme voorkomen in jouw organisatie? meten is weten

11 januari 2022
Cedric Velghe

Holistische kijk op gezondheid onmisbaar

Het bestrijden van absenteïsme begint met een goede kennis van het begrip welzijn. “Initieel stonden vooral fysiek welzijn en werknemerstevredenheid centraal”, weet Cédric Velghe. “De recente trends en uiteraard ook de coronacrisis waren op dat vlak een belangrijke wake-up call. Zo leeft eindelijk de overtuiging dat mentaal en sociaal welzijn in de brede betekenis van de begrippen minstens zo essentieel zijn. Voorbeelden daarvan zijn zelfontplooiing of het gevoel deel uit te maken van een gemeenschap. Ik stel vast dat veel bedrijven nog te weinig vertrouwd zijn met deze andere facetten van welzijn”.Hierbij verwijst Eva Deschans onder andere naar het hybride werken, dat de afgelopen maanden uiteraard een snelle opmars kende. Deze tendens legt voor meer werknemers  de dunne lijn bloot tussen het professionele en privé-leven. Iets wat organisaties niet uit het oog mogen verliezen. “De verleiding is groot om te focussen op de werkcontext, maar het huidige hybride werken heeft pijnlijk duidelijk gemaakt dat we verder moeten durven kijken dan dit”, beaamt Eva. “Wil je het welzijn van jouw medewerkers in kaart brengen, dan moet je idealiter ook onderzoek voeren naar hun levensstijl en privé omstandigheden. Onthoud dat wellbeing dus evenzeer wordt bepaald door factoren in de privé sfeer, die je als werkgever niet altijd even gemakkelijk kunt beïnvloeden. Een holistische kijk is echter onmisbaar.”

"De verleiding is groot om te focussen op de werkcontext, maar het huidige hybride werken heeft pijnlijk duidelijk gemaakt dat we verder moeten durven kijken dan dit."

Formele én frequente bevragingen

De theorie klinkt logisch, maar hoe vertaal je dit als organisatie naar de realiteit? Op welke manier volg je het welzijn van jouw medewerkers op? “Vandaag de dag klinkt het misschien ouderwets, maar ik adviseer nog steeds kwantitatieve bevragingen”, stelt Cédric. “We weten dat de formele personeelsenquête werkt. Dat is nu eenmaal één van de meest bewezen methodes, uiteraard ook met ontegensprekelijke beperkingen, om een doordacht beeld te vormen van het welzijnsniveau en de bijbehorende risico’s in jouw bedrijf.

“Maar daar komt een belangrijke disclaimer bij kijken: zo’n enquête heeft weinig zin als dat een eenmalig gegeven is”, vult Eva aan. “Dergelijke bevragingen worden beter op regelmatige basis herhaald, in plaats van een verplicht nummer dat om de zoveel jaar even moet worden afgevinkt. Enkel dan kun je relevante vergelijkingen maken, trends in kaart brengen of zelfs verbanden leggen met andere KPI’s die belangrijk zijn voor jouw organisatie.”      

Preventie op primaire en secundair niveau

Zulke bevragingen helpen organisaties vooral om noden op primair en secundair niveau te detecteren.  Maar waar zit het verschil? “Om primaire noden te vervullen, ga je een reeks initiatieven  ondernemen om jouw werknemers weg te houden van welzijnsrisico’s”, legt Cédric uit. “Bijvoorbeeld ergonomische- en veiligheidsinspanningen of maatregelen om een te hoge mentale belasting of emotionele problemen te voorkomen.” Frequente feedback, meer autonomie, transparante doelstellingen en voldoende opleiding zijn daar volgens Cédric treffende voorbeelden van. Toch stelt Cédric vast dat er te weinig wordt ingezet op primaire interventies. “Dat hoeft eigenlijk niet te verbazen, aangezien zoiets wel wat aanpassingen aan de werkcontext en organisatieprocessen vergt. Een training of een evenement op poten zetten is veel makkelijker”, verklaart hij.

“De opzet van secundaire preventie bestaat erin om personeel dat al bepaalde klachten vertoont op individueel niveau te helpen”, voegt Cédric hier aan toe. “Deze medewerkers vragen om een afzonderlijke en meer persoonlijke aanpak. Met advies over voeding, sport en mentale hygiëne kun je bijdragen aan hun gezonde levens- en werkstijl. In dit opzicht is het ook zinvol dat werknemers persoonlijke feedback ontvangen naar het invullen van een enquête. We merken dat werknemers dan extra gemotiveerd zijn om vragenlijsten van hun werkgevers in te vullen, omdat ze weten dat ze er iets concreet voor terugkrijgen.” 

slide preventie

"Met advies over voeding, sport en mentale hygiëne kun je bijdragen aan hun gezonde levens- en werkstijl."

In welke mate volstaan kwantitatieve metingen?

Een kwantitatieve analyse is een mooie start, maar wordt volgens Eva best verrijkt met kwalitatief onderzoek. Dat kan de cijfermatige data meer context geven.  “Focusgroepen zijn bijvoorbeeld een geweldig initiatief op dat vlak”, illustreert ze. “Dat zijn kwalitatieve groepsinterviews met een representatieve selectie van jouw medewerkers. Daarmee kun je bepaalde resultaten toetsen aan de praktijk, en zo verder onderzoek doen. En samen een waaier van pragmatische voorstellen vastleggen. De ervaring leert ons trouwens dat medewerkers vaak zeer open zijn en zelf ook met heel wat ideeën komen. Het gevoel van betrokkenheid voor hen is veelal doorslaggevend.”

Daarnaast kun je de enquête-data ook nog koppelen met andere data van de organisatie. Denk aan de link met de absenteïsmecijfers, maar even goed met het personeelsverloop. Op die manier kun je statistisch toetsen welke de mogelijke oorzaken zijn van het absenteïsme of het verloop. “Nog een stap verder is het creëren van predictieve modellen die schatten hoe het absenteïsme de komende maanden zal evolueren”, concludeert Cédric.

Van data naar actie

De  data-gedreven onderbouwing is dus van onmetelijk belang. “Dat ligt ook aan de basis van onze filosofie”, laat Eva Weten. “Onze My WellRi - een wetenschappelijk onderbouwde en kwantitatieve analyse waarmee je als bedrijf het persoonlijk en professioneel welzijn in kaart brengt – is daar een mooi voorbeeld van. Voor deze holistische welzijnsaudit werkten we trouwens nauw samen met The VIGOR Unit. We geloven allebei dat zulke evidence-based tools onmisbaar zijn om het welzijn in een organisatie op een accurate manier te analyseren. De vragen zijn opgesteld volgens de wettelijke vereisten voor de analyse van psychosociale risico’s. Toch gaan we verder dan dit kader om alle, belangrijke factoren te kunnen monitoren. Dan denk ik aan veerkracht of hoe de werknemer zijn of haar vrije tijd invult. Maar dan is het natuurlijk nog een kwestie van aan de slag te gaan met de data van de bevragingen. Recurrente metingen zijn in die zin dus slechts het begin. Even essentieel: betrek jouw medewerkers bij de resultaten en maak samen de nodige beslissingen aan de hand van een actieplan. Anders krijgen ze het idee dat de enquête tijdverlies was. En dat kan natuurlijk nefast zijn voor het hele welzijnsbeleid en toekomstige initiatieven.”

Hou me op de hoogte